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【事務職必見】会社での電話応対で必要なビジネスマナーを復習しましょう

業務中に電話対応をしたことがある方は多いですよね。特に事務職の方は電話応対が業務の一環となっていることが多いです。
しかし、電話応対に対して苦手意識を持っている方も結構いるのではないでしょうか?
そこで今回は、電話応対の際に必要とされるビジネスマナーについて復習していきましょう。

電話応対で大切なビジネスマナー

電話対応は会社の印象を大きく左右します。状況に応じた適切な処理の仕方だけではなく、その際に必要とされるマナーも身に付けておく必要があります。ここでは明日からできる電話応対のマナーを紹介します。

〇普段の声よりもワントーン上げる

電話の際には相手の顔が見えないので、相手は声の印象だけですべてを受け取ります。そのため、普段話す声のトーンよりもワントーン上げて話すことを意識しましょう。声のトーンを上げることによって、より聞き取りやすくなりますし、よい印象を持ってもらいやすくなります。
コツは「笑顔で話す」ことのようです。電話でお互いの顔が見えなくても笑顔で話すことで、声のトーンが上がりハキハキとした声となり、感情が伝わるような朗らかな声となるようですよ。

〇電話がなってから3コール以内にとる

電話がかかってきたら、3コール以内に電話をとることを意識しましょう。発信者はコール音が3回以上なると待たされていると感じるようです。3コール以上待たせてしまった場合には、電話の冒頭で「大変お待たせいたしました」という言葉をつけ相手への配慮の気持ちを伝えましょう。

〇電話の冒頭で「もしもし」は言わない

通常の電話の場合、「もしもし」と言うことが多いですが、ビジネスシーンでは「もしもし」は失礼になります。そのため、電話の冒頭では「お電話ありがとうございます」「お世話になっております」などの言葉を使うようにしましょう。
冒頭の言葉は会社で決められている場合もありますので、会社でマニュアルが用意されている場合はしっかりチェックしておきましょう。

〇適切な言葉づかいで対応する

適切な言葉づかいとは正しい敬語のことですが、一見正しいようで誤用しているケースが散見されます。例えば、「お名前を頂戴してもよろしいでしょうか?」という文言で対応されている方もいますが、これは誤用になります。「頂戴」ではなく「伺ってよろしいでしょうか」または「お聞きしてよろしいでしょうか」としましょう。
また、社内の人物には敬語を使わないようにしましょう。例えば、「○○課長はお休みをいただいております」という回答はNGです。とにかく丁寧な表現をすれば無礼にならないと思い込んで使う間違い表現の一つです。正しい伝え方は、「○○は休みを取っております」です。敬称をとり、シンプルにしましょう。

〇取り次ぐ時には保留にする

電話を社内の人間に取り次ぐ際には、必ず保留にすることがマナーです。近くにいるからそのままつないだり、受話器の送話口を手で押さえて取り次ぐ人もいますが、こちらの声が聞こえてしまうリスクがありますのでNGです。「少々お待ちください」と一言伝えてから保留を押しましょう。
そして、保留後の応対開始時には「お待たせしました」の一言を伝えましょう。また、保留時間は長くなってしまっても30秒までです。30秒以上かかる場合には、こちらから折り返しすることをお伝えしましょう。

〇無理に対応しない

電話の内容によっては、自分だけですぐに回答できないものもあるでしょう。よくわからないのに自分だけで対応し間違った回答をしてしまうと後々大変なことになることもあります。そのような時には、「その件に関しましては、一度社内で担当の者に確認させていただきますので、折り返しお電話を差し上げてもよろしいでしょうか?」と相手に確認をして電話を切り、回答を得てから折り返すようにしましょう。

〇内部情報を簡単に伝えない

電話をかけて来る人の中には、取引先だけではありません。中には、情報を収集しようと、知り合いを装ってかけてくるセールスもいます。「○○部長の携帯番号を知りたい」など聞かれた場合は、用件を聞き、必要であれば○○部長から電話を折り返すようにしましょう。また、不在内容の詳細なども伝える必要はありません。例えば「○○はトイレに行っております」「海外旅行中です」など具体的に言わないのがマナーとされていますので気をつけましょう。

〇電話の切り方には気をつける

基本的には電話を切るのは「かけた側」です。もし、こちら側から切る際は電話を切ることを知らせるために「失礼いたします」などと一言添えてから切るようにしましょう。ここで気をつけたいのはガチャンと受話器を置いてしまわないことです。
できるだけ静かに切るために、まずはフックを手で押して電話を切り、その後受話器を置くようにします。電話の切り方ひとつで相手に与える印象が大きく変わってしまいますので、最後まで気を抜かず相手に好印象をあたえるような対応を心掛けましょう。

電話対応ビジネスマナーまとめ

いかがでしたか?電話応対に苦手意識を持つ方はかなり多くいますが、事務職をしている限り電話応対を避けることはできません。慣れれば抵抗なくできるようになりますので、自分から積極的に電話をとってみましょう。
電話の応対は、社会人になりたての頃は誰でも緊張するものです。ただ、経験を重ねることで、緊張や失敗も必ず少なくなります。新入社員のうちは、社内での取り次ぎがほとんどですから、基本のパターンを覚えて、そのとおりに話せば大丈夫です。何度か電話をかけたり受けたりしているうちに、自然と適切な言葉が出てくるようになりますから、決して焦らず、丁寧な態度を心がけていきましょう

「疲れた、ねむたい、集中できない」そんな時は昼寝で解決

昼寝の効果は絶大だと聞いたことはないでしょうか?
生産性が向上するとして、多くの企業で注目されているほどです。
昼寝(12時~15時の間)はパワーナップと言われ特に大きな効果があります。
今回は昼寝のメリットや効果的な昼寝のコツなどを説明します。

昼寝の効果は?

▼代表的なメリット効果は下記のように様々あります。
➀集中力向上
②ストレス軽減
③体力回復
④病気の予防
⑤記憶力向上

➀集中力向上
一旦脳を休ませ、リフレッシュすることで集中力を上げることができます。
特に昼食後は、食事のせいで血糖値が上昇して眠気を感じてしまいやすい時間帯です。
午後の仕事に本格的に取り掛かる前に昼寝を挟むことで、脳をリフレッシュさせ効率的に仕事を進められます。
近年では、小中高校でも10分~15分程度の昼寝を導入するところが出てきているようです。

②ストレス解消
脳をフル稼働させパンクしそうになると、健康を害するストレスホルモンが分泌されます。
そんな時には一旦、昼寝することで脳がクールダウンし、ストレスの蓄積を防ぎやすくなります。

③体力回復
脳だけではなく体も回復させる効果があると考えられています。
アメリカでの研究では「一時間半の昼寝は一晩の睡眠にも匹敵する」という結果もあるぐらい体力を回復させます。
当然ですが、体力を回復することで、仕事効率は上がりますし、記憶力も向上します。

④病気の予防
仕事中の昼寝は、現代人が抱える問題の一つである睡眠負債を解消する手段としても注目されています。
▼睡眠負債が引き起こす問題
・食欲増進(肥満になりやすい)
・免疫機能低下(風邪をひきやすい)
・うつ病の発症リスクの上昇
・心臓疾患やがんなどの重大な疾病の発症リスクの上昇
※寝だめをしても睡眠負債は解消されません。逆に体のリズムが崩れて睡眠不足になることもあります。

⑤記憶力向上
睡眠は脳内の情報を整理したり記憶を定着させたりもします。
したがって、記憶力を向上させるためにも睡眠を取ることは重要です。

昼寝はなぜ良い?

昼寝をすることで、脳にたまった情報などを処理することができます。
パソコンやスマホで、動きが重くなったブラウザのキャッシュをクリアすれば動作が軽くなるのと同じ原理ですね。
昼寝をすることで疲労をとり、本来の能力を発揮できるようになります。

昼寝をするときのポイント

➀寝すぎは逆効果
昼寝は寝すぎてしまうと逆にだるさを感じてしまいます。
睡眠には浅い眠りと深い眠りがあり、寝てから30分以上が経つと深い眠りに入ってしまいます。
この深い眠りの最中に起きると、スッキリ覚醒できなくて逆に倦怠感を感じてしまいます。
そのため、昼寝の長さは約20分にしましょう。寝すぎ防止のためアラームをかけることをおススメします。

②リラックスできる姿勢で寝る
人は横になった体勢で眠るもが一番リラックスできます。
机に伏して寝てしまうと呼吸がしにくいのでリラックスできずに睡眠の質が下がります。
とはいえ、横になるのは気が引ける、またそのようなスペースがないという場合もありますよね。
その場合はデスクにクッションを置くなどして、少しでもリラックスできるような対処をしましょう。

③環境づくり
うるさすぎず、静かすぎない環境がおすすめです。
また、なるべく明るくならないようにしましょう。
暗くすることが難しい場合、アイマスクを付けるのがおすすめです。

④昼寝は15時までに
昼寝は遅くとも15時までにしましょう。
15時以降に昼寝をすると、夜の寝付きが悪くなったり、睡眠の質が落ちてしまいます。
また、体のリズムも狂ってしまうなど様々な悪影響があります。

⑤昼寝をする前にカフェインを摂取する
昼寝前にカフェインを摂取しておくとスッキリと目覚めやすくなるようです。
カフェインによる覚醒効果は、カフェインの摂取から約20分後にでてきます。
起きる時間を計算してから、カフェイン入り飲料(コーヒー、お茶など)を飲みましょう。
ただし、カフェイン感受性が高い方は、飲んですぐ覚醒してしまいますのでお気を付けください。

まとめ
近年、たくさんの情報に囲まれ、そしてそれらを処理しなければいけないので、脳は思った以上に疲労しています。
そのような状況下での昼寝は非常に効果的なリラックス習慣といっても過言ではありません。
費用もかからず、簡単に実践することも可能ですので、ぜひ生活の一部に昼寝を加えてみましょう。

お役立ち情報⇒眠りで大切なのは量より「質」!グッスリ眠る秘訣

眠りで大切なのは量より「質」!グッスリ眠る秘訣

眠たいと感じてしまうと仕事の効率が大きく落ちますよね。
ある研究では仕事で結果を出す人と出せない人の違いは「睡眠の質」によると言われています。
実は睡眠で大切なのは、その長さだけではなく「質」を高めることのようです。
今回は良い睡眠をとるためのコツを紹介します。

睡眠の質を上げるコツ

★入浴は就寝90分前まで
就寝中は体の深部温度が下がります。
そのため直前で入浴して体温が上がってしまうと、熟睡できなくなってしまいます。

★食事は就寝3時間前までに
食べ物が胃にあると胃腸の動きが活発になるため、眠りが浅くなります。
できれば食事は就寝3時間前までにすませましょう。

★眠る直前にスマホ操作をしない
スマホなどの画面から発せられるブルーライトは太陽の光に近い性質のため、脳が時間を誤認識して、覚醒してしまうことがありますので気をつけましょう。

★アルコール・カフェインの摂取を控える
カフェインや、アルコールは眠りの質を下げてしまいます。
アルコールを飲むことで眠たくなることもありますが、質が下がってしまうことも頭に入れておきましょう。

★眠る前に軽くストレッチをする
身体を伸ばすことで血行が促進され、深い眠りにつきやすくなります。

★アロマオイルなど香を使う
好きな香りを枕元に置いておくことでリラックス効果があります。

★ベッドでは眠ること以外をしない
ベッドに入ってから本を読んだり、スマホを操作したりしてしまうと、脳が覚醒しやすくなってしまいます。

15分で眠れなかったら一旦ベッドから出る
眠い時は15分ぐらいで入眠できるはずです。
もし、ベッドに入って15分経っても眠りにつけないようでしたら、一回ベッドから出てリビングでストレッチをしたり、落ち着く音楽を聴いたりしましょう。

睡眠のために生活習慣で気をつけること

★適度に体を動かす
運動をすることで睡眠の質を高めることができます。
適度な疲労が睡眠を深くしてくれます。
ただし、就寝直前の運動は興奮してしまいかえって睡眠の質を下げますので気をつけましょう。

★起床・就寝時間は一定に
起床時間と就寝時間を決めて、体のリズムを整えましょう。
そうすることによって、夜が来ると自然と眠気が出てくるようになります。

★起床したら太陽の光を浴びる
太陽の光を浴びることで朝を認識します。
そして、その15時間後に眠気が生じます。
太陽光には眼を覚ます働きもありますが、夜になったら眠たくなるように体を設定してくれます。

まとめ
深い睡眠を得るためのコツを紹介しました。
ただし、これらは一日、二日実施しただけでは効果が出ません。
生活の一部として取り入れていき、ルーティンにすることで質の高い睡眠につなげていきましょう。

お役立ち情報⇒「疲れた、ねむたい、集中できない」そんな時は昼寝で解決

快適にお仕事をするための、のどの痛み対策

事務所で暖房を使用する時期になると喉が痛くなってしまうという方は多いのではないでしょうか。
喉に違和感がありながらお仕事をするのは辛いですよね!
ここでは、のどの痛みを和らげる方法を紹介します。

なぜ喉が痛くなるのか?

大きく分けると以下の3つになります。
乾燥から喉に負担がかかる
・声の出しすぎ
・風邪の症状

のどの痛み対策について

喉への負担を軽減することで喉の痛みそれ自体を防ぐことができますし、強い痛みを伴う一番の原因の風邪の予防にもなります。

◎適度な湿度に調整
空気の乾燥自体が喉の痛みを引き起こすだけでなく、炎症を引き起こすウイルスの活性を高め、喉の免疫機能の働きが低下し様々な病原体に感染しやすい状態になります。
 このため、喉の痛みを予防・改善するには室内の湿度を適度にする必要があります。
大体、加湿が必要ケースだと思いますので、加湿器や濡れタオルなどを用いて改善させられます。
喉によいとされる湿度は60%とされていますので、こまめに湿度計でチェックして加湿器などで調節するとよいでしょう。

◎マスクを着用する
マスクを着用することで喉の乾燥を防ぎ、外出時でも適度な湿度を保つことができ、更に炎症による痛みが和らぎます。
また、病原体の侵入を防ぐ働きもあります。
あらかじめマスクを少し湿らすのもいいでしょう。
特に睡眠中はのどが乾燥して、炎症がひどくなってしまうことも。
さらに風邪で鼻詰まりが起きていると、口呼吸になってより乾燥が進みます。
喉が痛い時は睡眠中もマスクをするようにしましょう。

◎十分な水分補給
喉に強い痛みがあるときは、何も飲み込みたくなくなりますよね。
しかし、水分を十分に摂らないと喉は乾燥した状態となり、炎症が悪化する原因となりますので水分を定期的に摂取しましょう。
また、何も飲み込まずに長時間いると、喉に付着した病原体をそのまま留まらせることにもつながりかねません。
喉が痛い時には、緑茶や紅茶など殺菌作用があり、喉の粘膜に負担をかけない飲み物がおすすめです。

◎十分な休息と保温
喉の痛みは、炎症によって体が悲鳴を上げているサインです。
炎症によってダメージを受けた粘膜は治るまでにある程度の時間がかかりますが、免疫力を高めるためにも十分な休息を取ることが大切です。
また、粘膜の修復には血液中の酸素や栄養が必要となります。
そのため、喉周囲をしっかりと温めて血行良好な状態になるよう心がけましょう。
特に冬場は首元が冷えがちですので、マフラーやタートルネックを着用して寒さ対策を行いましょう。

◎市販薬
喉の痛みに効く消炎鎮痛剤や総合感冒薬などは様々な種類の飲み薬が販売されています。
軽度な喉の痛みであれば、これらの市販薬を服用することで治ることもあります。
また、喉の痛みがある部位に直接薬をスプレーできるものやトローチなども市販されていますので、ご自身の症状に合ったものを薬局の薬剤師と相談して使用してみるとよいでしょう。

◎刺激物の摂取を避ける
お酒や辛いもの、熱すぎるものは、のどから水分を奪ったり、粘膜を傷つけたりすることがあります。
風邪などで喉が敏感な時は避けるようにしましょう。
また、タバコも喉にダメージを与える原因になるので、控えるようにしましょう。
また、カフェイン入りの飲料を飲みすぎると、利尿作用から喉の渇きにつながる恐れがあるためコーヒーは控える必要があります。

◎のどの痛みを和らげるのに良い食材

大根
根おろしにしてスープや鍋に入れるといいでしょう。
火を通すと作用が弱まってしまうので、大根おろしは最後に加えて入れたらすぐに火を止めましょう。

レンコン
風邪予防になるビタミンCも入っています。
のどが痛くて食べにくいときは、すりおろしてひき肉と合わせてあんかけなどにしてみてはいかがでしょうか。


喉の炎症や咳を鎮めるといわれるソルビトールという成分が多く含まれています。
水分もたっぷり入っているので、のどを潤したい時にもいいでしょう。


柿の渋み成分として知られるタンニンには炎症をおさえる「消炎作用」や血管を縮める「収れん作用」があり、喉が炎症を起こして空咳が出ている時に効果的です。
ただし、柿にはナシと同じく体を冷やす性質があるので気を付けましょう。

はちみつ
喉に優しい食べ物の代表格とも言えるはちみつ。
はちみつの持つ殺菌・抗菌作用が喉にいいと言われています。
また、その粘りが炎症を起こした粘膜を保護し、潤いを与えてくれる効果も期待できるようです。
ただし、1歳未満の赤ちゃんには与えないように注意してくださいね。

◎風邪でのどが痛い時のケアアイテム
のどの痛みをすぐに対処したい時、どんなケアアイテムを選んだらいいのでしょうか?

▼身近で手に入るもの
のど飴
薬と違いのど飴自体に治す力はありませんが、なめることで唾液が分泌されてのどの乾燥を抑えられます。
なめやすい好みの味を選びましょう。
トローチ
口の中でなめて徐々に溶かし、口やのどの細菌を殺したり増殖を防いだりする口腔内錠剤の1種です。
フルーツ味のものもあり、子どもののどケアに使えますが、のどに詰まる可能性があるため5歳未満の子どもには使用できません。

▼外服薬
うがい薬
用法用量に従って液を薄めて口に含み、上を見てガラガラとうがいすることで、のどの炎症を抑えたり、殺菌したりできます。
のどスプレー
ノズルが付いた容器で、のどにスプレーできる薬です。

おわりに

喉に異変を感じたら、すぐに対策を講じることが一番効果的です。
部屋を暖かくして保温を心がけ、体を冷やさないよう気をつけて安静にしましょう。
また、抵抗力を高めるには栄養が欠かせません。
消化のよい良質のタンパク質や体力の消耗を補う栄養価の高いものを摂ることも心がけましょう。
また、その他の症状がある場合や痛みが長引く場合は放置せずに病院を受診して、適切な治療を受けるようにしましょう。

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まずは!これだけは覚えておきたいショートカットキー13選(初級)

皆さんはショートカットキーを利用してますか?
ショートカットキーとは、キーボードを使って効率的にパソコン操作をするための機能です。
一般的にはマウス操作が基本ですが、意外と多くの操作をキーボードだけでもできます。
小さい変化ですが、何種類かを使いこなせれば大幅な作業時間短縮ができます。
今回は、初心者向けWindowsのショートカットキーをご紹介します。

覚えておきたいショートカットキー

★データのコピー「Ctrl」+「C」
指定したポイントをコピーするショートカットです。
マウスを使用した場合「右クリック→コピー」といった流れですが、このショートカットを使うと一発でこの操作が完了します。
「Ctrl」+ どのアルファベットだったか忘れてしまいがちですが、「C」は「COPY」のCと覚えておくことで記憶に残りやすいですね。

★切り取り「Ctrl」+「X」
切り取ったものを別の場所へ移動させるときに利用します。
指定した項目を「切り取り」することで、その項目は見えなくなり、クリップボードに一時保管されます。
そして、「貼り付け」をすることで、指定の場所に移動させられます。
覚え方は「X」は切り取りのハサミと覚えましょう。

★貼り付け「Ctrl」+「V」
コピーしたデータを貼り付けます。
Ctrl + C(コピー)やCtrl + X(切り取り)した項目を貼り付ける際に便利なショートカットです。
ショートカット「Ctrl + V」を使い「貼り付け」をするとそのまま貼り付けられてしまいますので、文字の大きさやセルの色などデフォルトの状態にして貼り付けたいという場合は、ショートカットを使わずに「右クリック→値のみ貼り付け」を選択しましょう。

★元に戻す「Ctrl」+「Z」
直前にした操作を戻すことができるショートカットです。
例えば、文字を拡大したが、やっぱり元に戻したい場合などで使用します。
マウス操作するケースでは「編集メニュー→戻る」ですが、このショートカットを使うと一発で戻ります。
覚え方はパッとしたのがありませんが、「Z」は最後なので→「戻る」とこじつけて覚えているという方がいました。

★操作のやり直し「Ctrl」+「Y」
「Ctrl + Z」(元に戻す)で実行した操作を元に戻すことができるショートカットです。
例えば、文字を拡大したが、やっぱり元に戻したいと思い「Ctrl + Z」を使った後に、やっぱりさっきの文字の大きさにしたいという場合に「Ctrl + Y」を使います。

※「Ctrl + Z=元に戻す」と「Ctrl + Y=操作のやり直し」の違いについて
「Ctrl + Z」と「Ctrl + Y」の違いはわかりにくいと思うのでもう一度説明します。
作業を戻したいとき「Ctrl + Z」を使います。一方、「Ctrl + Y」は『元に戻す』を元に戻したい」ときに使います。
例えば、前の状態に戻そうと「Ctrl + Z」を連打してしまい、戻しすぎてしまった時に使うのが「Ctrl + Y」です。

★更新「Ctrl」+「R」(または「F5」)
作業中のウインドウ(開いているページなど)を最新の状態に更新するショートカットです。
ページを最新の状態にするときや、メールの受信確認をしたい時などで使用します。
覚え方としてはリニューアルの「R」と記憶しておくと忘れませんね。

★検索【Ctrl + F】
単語を検索するショートカットキーです。
ウェブページ、WordやExcelなどにある単語を検索するときに使えます。
インターネットの普及で様々な情報がウェブ上にあり便利な反面、自分が見つけたい単語を探すのに困った経験をした方も少なくないはずです。
そんな時はこの「検索」機能を使って効率的に必要な情報を抜き取りましょう。
覚え方はFind(見つける)の「F」と記憶しましょう。

★ひらがな変換「F6」または「Ctrl + U」
文字をひらがなに変換するショートカットです。
漢字やカタカナなどに変換後にひらがなに戻したいときによくこのショートカットを使用します。

★全角カタカナ変換「F7」または「Ctrl + I」
文字をカタカナに変換するショートカットです。
カタカナに変換したいけど、スペースキーを何度も押さないとカタカナ候補が出てこない、そんな時にこのショートカットを使うと一発で変換できます。
※「F8」半角カタカナ変換

★スタートメニューを表示「Windowsキー」
Windows のロゴマークが印字された特殊キーで、この「 Windows ロゴ」キーだけ押すと Windows の「スタートメニュー」がポップアップ表示されます。
※スタートメニューとは、よく使われる機能やアプリケーションソフトが表示され、それらの設定や起動などの基本的な操作を実行できるメニュー。

★スクリーンショット[Windows]キー+[PrintScreen]
パソコンの画面を画像ファイルとして保存することをスクリーンショットといいます。
その時に映っている画面全体がPCのピクチャフォルダに画像ファイルとして保存されます。
とにかくすぐにスクリーンショットが欲しい時に大変便利です。
※ノートPCなどで[PrintScreen]キーが単体でない方は、[Windows]キー+[Fn]キー+[Prt Scr]キーの3つを同時に押してください。

★複数項目を選択する「Shift+矢印」
通常、ファイルやフォルダをマウスでクリックすると、ひとつずつしか選択できませんが、Shiftキーを押しながらマウスまたは[→↓←↑]を押して選択すると範囲選択でたくさんの項目を一気に選択することが可能です。

★強制終了「Ctrl+Alt+Delete」
パソコンがフリーズした時に強制終了させるために使うと便利です。
パソコンが固まるとマウスも思ったように動かせなくなりますが、このショートカットキーさえ覚えておけば手短にパソコンの電源を落とすことができます。
また強制終了以外にもユーザーの切り替えや、パスワードの変更などもできます。

◎まとめ
マウスは便利な道具ではありますが、作業効率的にベストとはいえませんよね。
また近年のリモートワーク推進により出先での作業が増え、その際にマウスなしでのPC操作の機会も増えています。
また。マウスを頻繁に使用すると肩こりの原因にもなるそうです。
ショートカットを活用して、できるだけキーボードのみで作業を完結することは、作業効率を上げるだけでなく、疲労蓄積の低減にもつながるかもしれませんね。
まずは簡単なショートカットにチャレンジしてみて慣れてきたら徐々に使用するショートカットを増やしていきましょう。

お役立ち情報⇒覚えておきたい!よく使うカタカナのビジネス用語15選