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【事務職必見】ビジネスメールってどう書いたらいい?失礼のないビジネスメールの書き方を解説

仕事をしていると、企業宛にビジネスメールを送るという機会も多くあるでしょう。「メールくらい簡単だから大丈夫」と思っている方もいると思いますが、たった1通のメールで相手からの信頼を失ってしまうことがあります。
メールは一旦送信してしまうと、取り消しができませんので、的確な内容だけではなく相手に失礼のない文であることをしっかり確認してから送りましょう。そこで今回は、ビジネスメールの書き方についておさらいしてみましょう。

ビジネスメールの書き方

ではここからは、ビジネスメールを書く時に注意しておくポイントについてご紹介していきます。普段ビジネスメールを書くことが多い方は自分の今のメールが正しい書き方なのか、ぜひチェックしてみてくださいね。

◎件名の内容は一言でまとめる
ビジネスでメールを送る際には、件名を記載することは必須です。内容ばかりに気をとられて、件名を適当に書いてしまったという方もいるかもしれませんが、件名はメールの内容と同じぐらい重要だと言われています。
ビジネスシーンでは毎日大量のメールのやり取りをします。そんな中、たくさんあるメールの中から、優先度を決めて順次処理をしていきます。ですので、件名を見ても用件がわからないメールは受け取る側にとって大きなストレスになりますし、場合によっては開封されない可能性もあります。そのため、件名は「一目で内容がわかる」ものにしましょう。

★一目でわかる件名のコツ
・15~20字程度で簡潔に
・重要なことは前半に
・【】などを使用してメリハリをつける
・「お世話になっております」などの挨拶はNG
また、急ぎのメールの場合には「重要」などのキーワードを件名の最初に入れておくことによって、より早く対応してもらえるかもしれませんね。

◎送り主の宛名を記載する
メール本文を書く時に、いきなり内容を書いてしまうのは失礼に当たります。メール本文の書き出しは相手の名前や役職を入れることがベターです。社外の方にメールをする場合は、相手方の「企業名」「役職名」「名前」を順に記載します。相手のお名前の最後には、必ず「様」をつけておきましょう。

★宛名の書き方
・会社名や名前は省略しない
・殿はNG※同等もしくは目下に使う
・専門職の場合は「先生」などの使用も可能
・会社名のあとは「様」ではなく「御中」
ちなみに、社内向けのメールであれば会社名は必要ありません。

◎礼儀正しい挨拶文を入れる
内容を書く前に挨拶文を記載しましょう。挨拶を入れておくことによって、丁寧さが伝わります。ビジネスメールでは基本的に書き出しは簡略化することとなっています。「拝啓・敬具」などの頭語や時候の挨拶は省き、その代わりに「いつもお世話になっております」「大変ご無沙汰しております」などを使います。社内宛ての場合は「お疲れ様です」が一般的です。
また、本文の後には結びの言葉を入れましょう。最も使われる挨拶文は、「何卒よろしくお願い申し上げます」や「ご確認のほどよろしくお願い申し上げます」などがあげられます。

◎本文は簡潔に見やすく記載
具体的な内容を伝えたいがために長々と内容を書いてしまいがちですが、短く簡潔に、そして相手が読みやすいと感じる工夫をしましょう。

★本文のコツ
・結論を先に書く
・1文はなるべく短く、長くても30文字以内に抑える
・見やすいように段落を入れる(序論・本論・結論などの節目部分に入れる)
・要点をもらさない(6W3HかPREP法がオススメ)

 ▼6H3H
・Who誰が・Whom誰に・When日時・Where場所・What何を・Why理由・How to手段・How many量・How much金額

▼PREP
・Point:結論
・Reason:理由
・Example:事例
・Point:まとめ

◎最後にシグネチャーを記載する

メール本文の最後には、シグネチャーを記載します。シグネチャーとは、メール最後に書く自分の個人情報のことです。書くべき情報としては、「企業名」「所属部署名」「名前」「会社の住所」「会社の電話番号」「メールアドレス」です。加えて、会社のHPのURLもつけておくと親切でしょう。
メールソフトの中には、シグネチャーを保存しておきワンクリックで入力、または自動的に追加してくれる機能がありますのでチェックしてみてください。

まとめ

どうでしたか?ビジネスメールには正解がありません。なぜなら受け取る側がどう思うかが答えになるからです。確かに、外資系企業などではメールは本題だけでいいなどと言われます。しかし、相手によってメールの仕方を変えるのは送る側に負担がかかりますよね。誰が見ても気持ちよく読んでくれるよな「一目でわかる件名、ビジネスマナーを遵守した挨拶、忙しいビジネスパーソンにもすぐに理解できる文面」を心がけたメールで相手から信頼されるパートナーを目指しましょう。

お役立ち情報⇒ビジネスマナーの基本!正しい敬語の使い方

熊本県委託事業★-ポストコロナ人材育成・労働移動支援事業が募集を開始します。第2グループ6月22日スタート!!

目的

この事業は、新型コロナウイルス感染症の影響に伴い、解雇・雇止め・内定取消などで失業した方や離職を余儀なくされた方の再就職を促進するため、人材不足分野(製造、IT、物流、医療・介護・福祉、BPO・コールセンター等)への就職支援や職業訓練の提供により、求職者のスキルアップと就職支援を併せて企業と求職者のニーズにあわせた積極的なマッチングの場を創出することで、雇用のミスマッチを最小限に抑え、企業でのOJT研修を組み合わせることで継続的な正社員雇用へと繋げていくことを目的とした事業です。

下記プログラムに参加して再就職したい
熊本県内在住の求職者100名を募集します

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そんなあなたを応募をお待ちしております。

 

■今年度は年間4回実施します。

<第1グループ>29名採用
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 座学8/16-10/5▶実践10/6-12/26▶継続雇用
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(熊本市中央区神水1丁目38-11 OZビル5F)
    ※実践研修▶熊本県内企業
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 (雇用・労災・健康・厚生・介護)
 ワンルーム社員寮を無料提供します

★詳細についてはコチラをご覧ください。

 お申込みできる方

熊本県内在住の求職者(学卒未就職者含む)

 問合せ・申込方法

電話、またはお申込みフォームにて連絡ください。
詳細をご説明いたします。
 
雇用創出プロジェクト事務局
(株式会社総合プラント内)
096-234-6405

このプロジェクトは、SOGO-PLANTが熊本県から受託して実施します。

 

 

ビジネスマナーの基本!正しい敬語の使い方

仕事中に敬語を使うシーンは多々あります。敬語は同じ意味でも「いつ」「誰に対して」使うのかによって言い方が変化することがしばしばあります。その違いである尊敬語・謙譲語・丁寧語を理解し、シーンに合わせて正しく敬語を使えるようになりましょう。

敬語の種類とは

敬語には以下の3種類があります。
・尊敬語
・謙譲語
・丁寧語

たとえば「~する」という言い回しをこの3種類の敬語に当てはめると以下のようになります。
・尊敬語:~なさる
・謙譲語:~いたします
・丁寧語:~します

尊敬語とは

目上の人の行動を表すときに使う言葉です。上司、お客様、面接官などに対して使用されます。たとえば「座る」の尊敬語は「お掛けになる」、「見る」の尊敬語は「ご覧になる」です。
「言います」や「見ます」は丁寧語に当たります。丁寧語は相手を問わず丁寧な話し方をするときに使う改まった言葉遣いです。

尊敬語の例
➀「お(ご)~になる」「~される」を前後に付け足す使い方
・知る → お知りになる
・伝える → お伝えになる
・聞く → お聞きになる
②まったく別の言葉に置き換わる使い方です。
・見る → ご覧になる
・座る → お掛けになる
・来る → いらっしゃる

謙譲語とは
目上の人に対して「自分または自分の身内の行動」をへりくだって表すときに使う言葉です。
例えば、「言う」の謙譲語は「申し上げる」、「聞く」の謙譲語は「うかがう」です。間違いがちなケースは「店長がお客様に言った」という敬語です。この場合、お客様に対して店長は自分の身内となりますので「言った」を謙譲語にして「店長(の◯◯)がお客様に申し上げた」とするのが正しい使い方です。

謙譲語の例
➀「お(ご)~する」「お(ご)~申し上げる」を前後に付け足す使い方です。
・待つ → お待ちする
・相談する → ご相談する
・お礼する → お礼申し上げる
②まったく別の言葉に置き換わる使い方です。
・与える → 差し上げる
・見る → 拝見する
・食べる → いただく

丁寧語とは
目上の人だけではなく、すべてのシーンで使用できます。表現に丁寧さを添えたり、上品さを添える語です。「お(ご)」を冒頭に、「です(ます)」を文末に付けます。

丁寧語の例
・お名前をお聞きしてもよろしいでしょうか
・ちょっとそこまで行ってきます
・今日は朝ごはんを食べてきました

「お」と「ご」の基本的な使い方
「お」は訓読みの単語の前
・金(かね)
・名前
・電話
・車
「ご」は音読みの単語の前
・面談
・予算
・意見
・計画

間違いやすい敬語について

敬語の使用で間違いをおかしやすい代表といえば二重敬語です。二重敬語とは一つの言葉(文)に対して、「謙譲語+謙譲語」「尊敬語+尊敬語」といったように同じ種類の敬語を重複して使用することをいいます。

二重敬語の例
・お帰りになられる
→「帰られる」と「お~になる」の二重敬語。正しくは「お帰りになる」「帰られる」
・ご覧になられる
→「ご覧になる」と「~られる」の二重敬語。正しくは「ご覧になる」
・○○部長様
→役職は地位を表す言葉なのでそれだけで敬語になります。そのため、会長、社長、部長、課長、係長といった役職に「様」をつけると二重敬語になってしまいます。

二重敬語にならないようにするには「お」をつけたら「れる(られる)」は使わないというのがポイントです。

正しい敬語の使い方まとめ

正しく敬語を使えることは社会人としての必須マナーのひとつです。頭で理解しようとすると少し難しく感じますが、体で覚えてしまえばスムーズに使えるようになります。
慣れるまでは間違うこともあるかもしれませんが、相手を敬う誠意が伝われば、大抵の場合大きな問題にはなりません。「正しい敬語」を常に意識しながら、苦手意識を持たずどんどん使っていきましょう。

お役立ち情報⇒会社での電話応対で必要なビジネスマナーを復習しましょう

【事務職必見】会社での電話応対で必要なビジネスマナーを復習しましょう

業務中に電話対応をしたことがある方は多いですよね。特に事務職の方は電話応対が業務の一環となっていることが多いです。
しかし、電話応対に対して苦手意識を持っている方も結構いるのではないでしょうか?
そこで今回は、電話応対の際に必要とされるビジネスマナーについて復習していきましょう。

電話応対で大切なビジネスマナー

電話対応は会社の印象を大きく左右します。状況に応じた適切な処理の仕方だけではなく、その際に必要とされるマナーも身に付けておく必要があります。ここでは明日からできる電話応対のマナーを紹介します。

〇普段の声よりもワントーン上げる

電話の際には相手の顔が見えないので、相手は声の印象だけですべてを受け取ります。そのため、普段話す声のトーンよりもワントーン上げて話すことを意識しましょう。声のトーンを上げることによって、より聞き取りやすくなりますし、よい印象を持ってもらいやすくなります。
コツは「笑顔で話す」ことのようです。電話でお互いの顔が見えなくても笑顔で話すことで、声のトーンが上がりハキハキとした声となり、感情が伝わるような朗らかな声となるようですよ。

〇電話がなってから3コール以内にとる

電話がかかってきたら、3コール以内に電話をとることを意識しましょう。発信者はコール音が3回以上なると待たされていると感じるようです。3コール以上待たせてしまった場合には、電話の冒頭で「大変お待たせいたしました」という言葉をつけ相手への配慮の気持ちを伝えましょう。

〇電話の冒頭で「もしもし」は言わない

通常の電話の場合、「もしもし」と言うことが多いですが、ビジネスシーンでは「もしもし」は失礼になります。そのため、電話の冒頭では「お電話ありがとうございます」「お世話になっております」などの言葉を使うようにしましょう。
冒頭の言葉は会社で決められている場合もありますので、会社でマニュアルが用意されている場合はしっかりチェックしておきましょう。

〇適切な言葉づかいで対応する

適切な言葉づかいとは正しい敬語のことですが、一見正しいようで誤用しているケースが散見されます。例えば、「お名前を頂戴してもよろしいでしょうか?」という文言で対応されている方もいますが、これは誤用になります。「頂戴」ではなく「伺ってよろしいでしょうか」または「お聞きしてよろしいでしょうか」としましょう。
また、社内の人物には敬語を使わないようにしましょう。例えば、「○○課長はお休みをいただいております」という回答はNGです。とにかく丁寧な表現をすれば無礼にならないと思い込んで使う間違い表現の一つです。正しい伝え方は、「○○は休みを取っております」です。敬称をとり、シンプルにしましょう。

〇取り次ぐ時には保留にする

電話を社内の人間に取り次ぐ際には、必ず保留にすることがマナーです。近くにいるからそのままつないだり、受話器の送話口を手で押さえて取り次ぐ人もいますが、こちらの声が聞こえてしまうリスクがありますのでNGです。「少々お待ちください」と一言伝えてから保留を押しましょう。
そして、保留後の応対開始時には「お待たせしました」の一言を伝えましょう。また、保留時間は長くなってしまっても30秒までです。30秒以上かかる場合には、こちらから折り返しすることをお伝えしましょう。

〇無理に対応しない

電話の内容によっては、自分だけですぐに回答できないものもあるでしょう。よくわからないのに自分だけで対応し間違った回答をしてしまうと後々大変なことになることもあります。そのような時には、「その件に関しましては、一度社内で担当の者に確認させていただきますので、折り返しお電話を差し上げてもよろしいでしょうか?」と相手に確認をして電話を切り、回答を得てから折り返すようにしましょう。

〇内部情報を簡単に伝えない

電話をかけて来る人の中には、取引先だけではありません。中には、情報を収集しようと、知り合いを装ってかけてくるセールスもいます。「○○部長の携帯番号を知りたい」など聞かれた場合は、用件を聞き、必要であれば○○部長から電話を折り返すようにしましょう。また、不在内容の詳細なども伝える必要はありません。例えば「○○はトイレに行っております」「海外旅行中です」など具体的に言わないのがマナーとされていますので気をつけましょう。

〇電話の切り方には気をつける

基本的には電話を切るのは「かけた側」です。もし、こちら側から切る際は電話を切ることを知らせるために「失礼いたします」などと一言添えてから切るようにしましょう。ここで気をつけたいのはガチャンと受話器を置いてしまわないことです。
できるだけ静かに切るために、まずはフックを手で押して電話を切り、その後受話器を置くようにします。電話の切り方ひとつで相手に与える印象が大きく変わってしまいますので、最後まで気を抜かず相手に好印象をあたえるような対応を心掛けましょう。

電話対応ビジネスマナーまとめ

いかがでしたか?電話応対に苦手意識を持つ方はかなり多くいますが、事務職をしている限り電話応対を避けることはできません。慣れれば抵抗なくできるようになりますので、自分から積極的に電話をとってみましょう。
電話の応対は、社会人になりたての頃は誰でも緊張するものです。ただ、経験を重ねることで、緊張や失敗も必ず少なくなります。新入社員のうちは、社内での取り次ぎがほとんどですから、基本のパターンを覚えて、そのとおりに話せば大丈夫です。何度か電話をかけたり受けたりしているうちに、自然と適切な言葉が出てくるようになりますから、決して焦らず、丁寧な態度を心がけていきましょう

熊本県委託事業★-ポストコロナ人材育成・労働移動支援事業が募集を開始します。第1グループ4月25日スタート!!

目的

この事業は、新型コロナウイルス感染症の影響に伴い、解雇・雇止め・内定取消などで失業した方や離職を余儀なくされた方の再就職を促進するため、人材不足分野(製造、IT、物流、医療・介護・福祉、BPO・コールセンター等)への就職支援や職業訓練の提供により、求職者のスキルアップと就職支援を併せて企業と求職者のニーズにあわせた積極的なマッチングの場を創出することで、雇用のミスマッチを最小限に抑え、企業でのOJT研修を組み合わせることで継続的な正社員雇用へと繋げていくことを目的とした事業です。

下記プログラムに参加して再就職したい
熊本県内在住の求職者100名を募集します

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・内定を勝ち取りたい
・異業種にチャレンジしたい

・納得のいく就職活動がしたい
・ご自分の強みを活かして就職したい
・研修を通して自信を持って働きたい
・自分らしさをアピールし、面接を突破したい など

そんなあなたを応募をお待ちしております。

 

■今年度は年間4回実施します。
<第1グループ>★受付開始/25~30名で開始!!
 座学4/25-6/17▶実践6/20-9/8▶継続雇用
<第2グループ>
 座学6/22-8/10▶実践8/16-11/4▶継続雇用
<第3グループ>
 座学8/16-10/5▶実践10/6-12/26▶継続雇用
<第4グループ>
 座学10/11-11/30▶実践12/1-2/22▶継続雇用

概要

◆働きながら学べる約5ヵ月日間
(座学研修35~40日間+実践研修55日間)

<座学研修では・・・>
自己分析・自己理解を深めることでご自分の適性を知り、体験型の職業理解講座を通じて更に適職を知る。各業界の知識を深めた後、直接企業担当者と交流できる企業交流会や企業見学会、一日体験を通じてマッチングを進めて参ります。潜在的求人に出会えるのもこの事業の魅力です。

★20種類以上の訓練カリキュラムが無料で受講できる
(社会人基礎を学ぶ)
 人間力を高める講座や・ビジネスマナー
 家計管理とライフプランなど
(業界・職種を学ぶ)
 体験型職業別研修、パソコンスキル
 テレワークの働き方を知る
 ビジネス実践研修など
(専門知識を学ぶ)
 ※実施先の職種に応じて下記4つより選択
 ものづくり基本習得9日間
 介護初任者研修13日間
 オフィスワーク習得9日間
 WEB系技術習得9日間
(就労サポート)
 応募書類の書き方・添削作成、面接対策など

★面接同行・同席で安心
就職活動に必要な応募書類の添削、繰り返し行う面接練習、面接会場までの同行、面接同席など万全の体制であなたの再就職を支援します。企業見学や企業交流会で魅力的な企業との出会いが待っています。

★働きながら学べる実践研修
実際の就職予定先で働けるから即戦力としての
スキルが学べます。

★様々なプログラムを通じて正規雇用を目指した一歩を踏み出しましょう

プログラム詳細

■雇用期間/2022年4月25日~2022年9月8日
■時間/9:00 ~ 18:00(土日を除く毎日)
    ※実践研修▶実習先社員と同じ時間
■給与/時給1,000円~+交通費(規定有)
    月収16万円~可(8H×20日)
■休日/土曜日・日曜日・祝祭日
    ※実践研修▶実習先による
■就業場所/総合プラントキャリア支援センター
(熊本市中央区神水1丁目38-11 OZビル5F)
    ※実践研修▶熊本県内企業
    ※車通勤可能(駐車場代自己負担)
■福利厚生/社保完備
 (雇用・労災・健康・厚生・介護)
 ワンルーム社員寮を無料提供します

★詳細についてはコチラをご覧ください。

 お申込みできる方

熊本県内在住の求職者(学卒未就職者含む)

 問合せ・申込方法

電話、またはお申込みフォームにて連絡ください。
詳細をご説明いたします。
 
雇用創出プロジェクト事務局
(株式会社総合プラント内)
096-234-6405

このプロジェクトは、SOGO-PLANTが熊本県から受託して実施します。