仕事をしていると、企業宛にビジネスメールを送るという機会も多くあるでしょう。「メールくらい簡単だから大丈夫」と思っている方もいると思いますが、たった1通のメールで相手からの信頼を失ってしまうことがあります。
メールは一旦送信してしまうと、取り消しができませんので、的確な内容だけではなく相手に失礼のない文であることをしっかり確認してから送りましょう。そこで今回は、ビジネスメールの書き方についておさらいしてみましょう。

ビジネスメールの書き方

ではここからは、ビジネスメールを書く時に注意しておくポイントについてご紹介していきます。普段ビジネスメールを書くことが多い方は自分の今のメールが正しい書き方なのか、ぜひチェックしてみてくださいね。

◎件名の内容は一言でまとめる
ビジネスでメールを送る際には、件名を記載することは必須です。内容ばかりに気をとられて、件名を適当に書いてしまったという方もいるかもしれませんが、件名はメールの内容と同じぐらい重要だと言われています。
ビジネスシーンでは毎日大量のメールのやり取りをします。そんな中、たくさんあるメールの中から、優先度を決めて順次処理をしていきます。ですので、件名を見ても用件がわからないメールは受け取る側にとって大きなストレスになりますし、場合によっては開封されない可能性もあります。そのため、件名は「一目で内容がわかる」ものにしましょう。

★一目でわかる件名のコツ
・15～20字程度で簡潔に
・重要なことは前半に
・【】などを使用してメリハリをつける
・「お世話になっております」などの挨拶はNG
また、急ぎのメールの場合には「重要」などのキーワードを件名の最初に入れておくことによって、より早く対応してもらえるかもしれませんね。

◎送り主の宛名を記載する
メール本文を書く時に、いきなり内容を書いてしまうのは失礼に当たります。メール本文の書き出しは相手の名前や役職を入れることがベターです。社外の方にメールをする場合は、相手方の「企業名」「役職名」「名前」を順に記載します。相手のお名前の最後には、必ず「様」をつけておきましょう。

★宛名の書き方
・会社名や名前は省略しない
・殿はNG※同等もしくは目下に使う
・専門職の場合は「先生」などの使用も可能
・会社名のあとは「様」ではなく「御中」
ちなみに、社内向けのメールであれば会社名は必要ありません。

◎礼儀正しい挨拶文を入れる
内容を書く前に挨拶文を記載しましょう。挨拶を入れておくことによって、丁寧さが伝わります。ビジネスメールでは基本的に書き出しは簡略化することとなっています。「拝啓・敬具」などの頭語や時候の挨拶は省き、その代わりに「いつもお世話になっております」「大変ご無沙汰しております」などを使います。社内宛ての場合は「お疲れ様です」が一般的です。
また、本文の後には結びの言葉を入れましょう。最も使われる挨拶文は、「何卒よろしくお願い申し上げます」や「ご確認のほどよろしくお願い申し上げます」などがあげられます。

◎本文は簡潔に見やすく記載
具体的な内容を伝えたいがために長々と内容を書いてしまいがちですが、短く簡潔に、そして相手が読みやすいと感じる工夫をしましょう。

★本文のコツ
・結論を先に書く
・１文はなるべく短く、長くても30文字以内に抑える
・見やすいように段落を入れる（序論・本論・結論などの節目部分に入れる）
・要点をもらさない（６W３HかPREP法がオススメ）

 ▼６H3H
・Who誰が・Whom誰に・When日時・Where場所・What何を・Why理由・How to手段・How many量・How much金額

▼PREP
・Point：結論
・Reason：理由
・Example：事例
・Point：まとめ

◎最後にシグネチャーを記載する

メール本文の最後には、シグネチャーを記載します。シグネチャーとは、メール最後に書く自分の個人情報のことです。書くべき情報としては、「企業名」「所属部署名」「名前」「会社の住所」「会社の電話番号」「メールアドレス」です。加えて、会社のHPのURLもつけておくと親切でしょう。
メールソフトの中には、シグネチャーを保存しておきワンクリックで入力、または自動的に追加してくれる機能がありますのでチェックしてみてください。

まとめ

どうでしたか？ビジネスメールには正解がありません。なぜなら受け取る側がどう思うかが答えになるからです。確かに、外資系企業などではメールは本題だけでいいなどと言われます。しかし、相手によってメールの仕方を変えるのは送る側に負担がかかりますよね。誰が見ても気持ちよく読んでくれるよな「一目でわかる件名、ビジネスマナーを遵守した挨拶、忙しいビジネスパーソンにもすぐに理解できる文面」を心がけたメールで相手から信頼されるパートナーを目指しましょう。

お役立ち情報⇒ビジネスマナーの基本！正しい敬語の使い方

総合プラントより、ゴールデンウィーク休業のお知らせです。

平素は格別のお引き立てを賜り、ありがたく厚く御礼申し上げます。

弊社では、誠に勝手ながら下記の期間をゴールデンウィーク休業とさせていただきます。
皆様にはご不便をおかけしますが、何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。

私たちSOGO-PLANTは、火の国サラマンダーズを応援しています。
チーム名には、『火の国・火の精霊サラマンダーのように苦難に負けず
信念を貫く強さを持ったチームになってほしい』という意味が込められています。

2022年のチームスローガンは、
『DREAM WITH YOU 』
『夢』を持ち、『熊本』の皆様と共（WITH）に叶えたい
地域と密着して夢を叶えたいという想いに共感・賛同し、
オフィシャルパートナーとして協賛することになりました。
2022シーズンより、皆様と共に火の国サラマンダーズを応援してまいります。
引き続きのご愛顧をどうぞよろしくお願い申し上げます。

株式会社Synergy Careerが運営している「就活の教科書」の「熊本県の優良企業ランキング」にて総合プラントが紹介されました。

「就職の教科書」は就活生に寄り添った情報を発信しており、その有益性・信用性の高さから「就活情報サイト部門」にて３冠を受賞しています。
・就活情報サイト支持率 No.１
・就活情報サイト情報充実度 No.１
・友人におすすめしたい就活情報サイトNo.１
※日本コンシューマーリサーチ実施調査

当該サイトでは総合プラントのサービス内容の広さやコロナ禍でも売上を着実に伸ばしている点を評価していただいています。

昼寝の効果は絶大だと聞いたことはないでしょうか？
生産性が向上するとして、多くの企業で注目されているほどです。
昼寝（12時～15時の間）はパワーナップと言われ特に大きな効果があります。
今回は昼寝のメリットや効果的な昼寝のコツなどを説明します。

昼寝の効果は?

▼代表的なメリット効果は下記のように様々あります。
➀集中力向上
②ストレス軽減
③体力回復
④病気の予防
⑤記憶力向上

➀集中力向上
一旦脳を休ませ、リフレッシュすることで集中力を上げることができます。
特に昼食後は、食事のせいで血糖値が上昇して眠気を感じてしまいやすい時間帯です。
午後の仕事に本格的に取り掛かる前に昼寝を挟むことで、脳をリフレッシュさせ効率的に仕事を進められます。
近年では、小中高校でも10分～15分程度の昼寝を導入するところが出てきているようです。

②ストレス解消
脳をフル稼働させパンクしそうになると、健康を害するストレスホルモンが分泌されます。
そんな時には一旦、昼寝することで脳がクールダウンし、ストレスの蓄積を防ぎやすくなります。

③体力回復
脳だけではなく体も回復させる効果があると考えられています。
アメリカでの研究では「一時間半の昼寝は一晩の睡眠にも匹敵する」という結果もあるぐらい体力を回復させます。
当然ですが、体力を回復することで、仕事効率は上がりますし、記憶力も向上します。

④病気の予防
仕事中の昼寝は、現代人が抱える問題の一つである睡眠負債を解消する手段としても注目されています。
▼睡眠負債が引き起こす問題
・食欲増進（肥満になりやすい）
・免疫機能低下（風邪をひきやすい）
・うつ病の発症リスクの上昇
・心臓疾患やがんなどの重大な疾病の発症リスクの上昇
※寝だめをしても睡眠負債は解消されません。逆に体のリズムが崩れて睡眠不足になることもあります。

⑤記憶力向上
睡眠は脳内の情報を整理したり記憶を定着させたりもします。
したがって、記憶力を向上させるためにも睡眠を取ることは重要です。

昼寝はなぜ良い？

昼寝をすることで、脳にたまった情報などを処理することができます。
パソコンやスマホで、動きが重くなったブラウザのキャッシュをクリアすれば動作が軽くなるのと同じ原理ですね。
昼寝をすることで疲労をとり、本来の能力を発揮できるようになります。

昼寝をするときのポイント

➀寝すぎは逆効果
昼寝は寝すぎてしまうと逆にだるさを感じてしまいます。
睡眠には浅い眠りと深い眠りがあり、寝てから30分以上が経つと深い眠りに入ってしまいます。
この深い眠りの最中に起きると、スッキリ覚醒できなくて逆に倦怠感を感じてしまいます。
そのため、昼寝の長さは約20分にしましょう。寝すぎ防止のためアラームをかけることをおススメします。

②リラックスできる姿勢で寝る
人は横になった体勢で眠るもが一番リラックスできます。
机に伏して寝てしまうと呼吸がしにくいのでリラックスできずに睡眠の質が下がります。
とはいえ、横になるのは気が引ける、またそのようなスペースがないという場合もありますよね。
その場合はデスクにクッションを置くなどして、少しでもリラックスできるような対処をしましょう。

③環境づくり
うるさすぎず、静かすぎない環境がおすすめです。
また、なるべく明るくならないようにしましょう。
暗くすることが難しい場合、アイマスクを付けるのがおすすめです。

④昼寝は15時までに
昼寝は遅くとも15時までにしましょう。
15時以降に昼寝をすると、夜の寝付きが悪くなったり、睡眠の質が落ちてしまいます。
また、体のリズムも狂ってしまうなど様々な悪影響があります。

⑤昼寝をする前にカフェインを摂取する
昼寝前にカフェインを摂取しておくとスッキリと目覚めやすくなるようです。
カフェインによる覚醒効果は、カフェインの摂取から約20分後にでてきます。
起きる時間を計算してから、カフェイン入り飲料（コーヒー、お茶など）を飲みましょう。
ただし、カフェイン感受性が高い方は、飲んですぐ覚醒してしまいますのでお気を付けください。

まとめ
近年、たくさんの情報に囲まれ、そしてそれらを処理しなければいけないので、脳は思った以上に疲労しています。
そのような状況下での昼寝は非常に効果的なリラックス習慣といっても過言ではありません。
費用もかからず、簡単に実践することも可能ですので、ぜひ生活の一部に昼寝を加えてみましょう。

お役立ち情報⇒眠りで大切なのは量より「質」！グッスリ眠る秘訣